Analista de Planificación de Eventos

En Johnson & Johnson, la compañía de cuidado de la salud más grande del mundo, nos unimos con un propósito: transformar la historia de la salud en la humanidad.
La diversidad y la inclusión son esenciales para continuar construyendo nuestra historia de pioneros e innovación, que ha estado impactando la salud de más de mil millones de pacientes y consumidores todos los días durante más de 130 años. Independientemente de su raza, creencia, orientación sexual, religión o cualquier otro rasgo, TÚ eres bienvenido en todos los puestos vacantes en la compañía de cuidado de la salud más grande del mundo.
Cuando te unes a Johnson & Johnson, tu movimiento podría significar nuestro próximo avance.
En Janssen, estamos creando un futuro donde las enfermedades son cosa del pasado. Somos la compañía farmacéutica de Johnson & Johnson, trabajando incansablemente para hacer realidad el futuro para los pacientes de todo el mundo al combatir la enfermedad con la ciencia, mejorar el acceso con astucia e innovación y curando la desesperanza con el corazón.

Nos centramos en áreas de la medicina donde podemos hacer la mayor diferencia:
Cardiovascular y Metabolismo, Inmunología, Enfermedades Infecciosas y Vacunas, Neurociencia, Oncología e Hipertensión Pulmonar.

Somos Janssen.
Nuestra Misión nos impulsa.
Nuestros Pacientes nos inspiran.
Colaboramos con el mundo para la salud de todos.

Estamos buscando al mejor talento para la posición de Analista de Logística de Eventos que estará localizada en la Ciudad de Buenos Aires.

Principales responsabilidades del rol:

- Coordinar las acciones logísticas que se generen debidas a la participación de la compañía en un evento médico, acceso, ventas y promocional: seguimiento de aprobaciones y campos mandatorios en sistema iCEM + Costos asociados al evento.
- Establecer contactos permanentes con las áreas solicitantes, a los efectos de detectar necesidades y llevarlas a cabo
- Gestionar en forma directa o por medio de terceros (agencia de viajes homologada), cuando la circunstancia lo amerite, traslados, inscripciones (Eventos Presenciales, Híbridos y Virtuales), reservas hoteleras y todo aquello que tenga que ver con el circuito del pasajero desde su salida hasta su regreso al punto de origen en eventos presenciales.
- Contactar al proveedor (Speaker, Institución, Meeting Planner, etc.) y que este proceda a emitirla factura correspondiente por el/los eventos.
- Procesar facturas mediante la plataforma HPR (HealthCare Payment Review)
- Realizar el seguimiento de las facturas procesadas en HPR, a efectos de detectar si requiere aprobaciones adicionales, si migro correctamente a SAP y si la factura ingreso en circuito de pago correcto.
- Realizar seguimiento de la documentación pendiente de completar, previamente, durante y al cierre del evento, a efectos de cumplimentar con la SOP Local y la Guia Regional de HCC.
- Informar al responsable de la documentación pendiente para evitar dificultades en el proceso logístico del evento
- Contactar a los médicos que participan del evento, a fin de coordinar sus itinerarios en conjunto con la agencia homologada
- Revisar las cartas de logística, que cada profesional participante del evento debe recibir con suficiente antelación al mismo. Proceso de RSVP a cargo de la agencia homologada
- Cumplir y hacer cumplir las normas de comportamiento establecidas por HCC
- Participar en algunos de los eventos planificados, en la medida que la tarea así lo permita, con el objeto de establecer puntos de mejora
- Generar las altas de proveedores en ARAVO (Speakers e Instituciones)
- Conciliar financieramente todos los eventos bajo su scope
- Generar provisiones de los gastos por los cuales no se han recibido factura mensualmente.
- Controlar y Conciliar semanalmente los gastos de la tarjeta Amex Meeting, con sus correspondientes imputaciones de acuerdo al Sector/TA
- Llevar un control sobre las imputaciones a efectos de detectar posibles reimputaciones de impacto en las áreas terapéuticas
- Obtener todas las facturas correspondientes relacionadas a los gastos efectuados con la TC a efectos de cumplir con los requerimientos de TAX
- Ingresar mensualmente los Asientos Financieros, en Blackline para que se reflejen en los reportes contables
- Coordinar con el área de finanzas las posibles diferencias entre los gastos calculados y el informe financiero final al cierre de cada evento
- Generar los contratos a los Speakers mediante el sistema de eventos en interfase con el sistema de legales
- Generar contratos con los Meeting Planner mediante el sistema de legales

**Qualifications**:
1) Nível de estudios: Carreras Profesionales
2) Experiência al menos 1 año relacionadas con tareas administrativas en eventos, asistencia de Marketing o soporte a áreas comerciales. La persona debe tener experiência en eventos Cía, eventos internos, con clientes externos, área de servicio a clientes internos.
3) Idioma: inglés al meno