Auxiliar de eventos en coordinación de Speakers

hace 2 días

Mar del Plata, Buenos Aires, Argentina The 8Agency A tiempo completo

Asistente de eventos en coordinación de Speakers & Sponsors

En
The8a
sabemos que el éxito de un evento depende de que todo llegue a tiempo y en forma. Estamos buscando un/a
Asistente de eventos en coordinación de Patrocinios & Speakers
para sumarse a nuestro equipo de producción.

Buscamos un perfil operativo, súper organizado y con gran capacidad de seguimiento. Si sos de las personas que aman los checklists, los tableros de control y asegurar que cada tarea se complete a la perfección, te queremos en el equipo

¿Cuál será tu rol?
Tu misión será asegurar que la gestión administrativa y logística funcione sin interrupciones. Serás quien ejecute el seguimiento diario con speakers y sponsors, asegurando que tengamos toda la información y materiales necesarios para los eventos.

Tus tareas del día a día:


Soporte a Speakers (Logística & Agenda):

  • Contacto y Seguimiento:
    Contactar a los speakers para solicitar presentaciones y requerimientos técnicos, asegurando que todo se guarde en las carpetas correctas.
  • Logística:
    Confirmar horarios de llegada, vuelos y hospedajes según la info que te pase Producción. Si necesitan tickets/hospedaje, derivar el pedido.
  • Coordinación:
    Planificar, coordinar y comunicar los cronogramas de ensayos y la agenda del evento
  • On-site:
    Recibir a los speakers en el venue, acompañarlos y controlar que suban al escenario en el tiempo exacto (timekeeping).


Soporte a Sponsors (Seguimiento & Admin):

  • Checklist de Materiales:
    Enviar manuales y dar seguimiento a los deadlines para recibir logos y materiales a tiempo.
  • Administrativo:
    Enviar contratos, solicitar facturas, gestionar pagos y mantener el status administrativo al día. Relación directa con el equipo de finanzas de la agencia.
  • On site:
    El día del evento,dar soporte a patrocinadores, verificar contrataciones de cada uno.


Reporte & Comunicación:

  • Mantener actualizadas las bases de datos y status para presentar al cliente.
  • Pasar la información "limpia" y ordenada a los coordinadores locales de cada país.
  • Enviar agradecimiento, leads y encuestas post-evento.

¿Qué buscamos?

  • Perfil Ejecutor:
    Alguien que se sienta cómodo con tareas repetitivas y operativas, y que las realice con autonomía y precisión.
  • Organización:
    Manejo fluido de herramientas como Google Workspace. Tu orden es tu mayor fortaleza.
  • Actitud de Servicio:
    Paciencia y amabilidad para enviar recordatorios y dar soporte a los invitados.
  • Disponibilidad:
    Inmediata. Para asistir a los eventos, viajar y apoyar en lo que surja (desde recibir a alguien hasta chequear un enchufe).

¿Qué ofrecemos?

  • Sumarte a una agencia digital referente en la región.
  • Aprendizaje constante sobre cómo se produce un evento de alto nivel "desde la cocina".
  • Un ambiente joven, dinámico y con mucho ritmo.


¿Te ves en este rol?
Si te apasiona la gestión de eventos, aplica a esta publicación

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