Asistente Administrativo

Buscamos a un Asistente de Administración para unirse a nuestro equipo de trabajo. Somos una Fundación dedicada a la educación, la capacitación y el desarrollo de proyectos en distintas áreas incluyendo sustentabilidad y derechos humanos.

En el rol de Asistente de Administración vas a organizar y colaborar con la supervisión de las cuestiones administrativas y logísticas que ayudan a que nuestra organización funcione de la manera más eficiente posible.

+ Reporta a: Contador y Responsable de Administración de la Fundación.

+ Responsabilidades Clave
- Coordinar las actividades y operaciones de la oficina para garantizar la eficiencia y el cumplimiento de las políticas de la organización y asegurar que la oficina cuenta con los insumos y servicios necesarios para su funcionamiento.
- Gestionar agendas/arreglos de viaje/citas, etc. para el equipo de la Fundación así como también en el caso de foros, seminarios en Argentina o en el exterior.
- Gestionar llamadas telefónicas y correspondencia (correo electrónico, cartas, envío de paquetes, etc.)
- Mantener actualizadas bases de datos.
- Mantener la comunicación de gestión administrativa con otras sedes de la Fundación.
- Apoyar los procedimientos de presupuestación y contabilidad y de registros contables (egresos, ingresos, conciliaciones bancarias).
- Crear y actualizar registros y bases de datos con datos personales, financieros y de otro tipo.
- Archivar documentación como contratos, convenios, etc y llevar registro del archivo y de fechas clave como vencimientos, fechas de renovación de acuerdos, etc.
- Presentar informes oportunos y preparar presentaciones/propuestas según lo asignado
- Ayudar a los compañeros de equipo de trabajo cuando sea necesario.

+ Habilidades necesarias
- Buena capacidad de organización general y de los aspectos necesarios para el funcionamiento de una oficina, administración del tiempo, organización y manejo de agenda.
- Experiência en coordinación de viajes de trabajo y aspectos logísticos de reuniones de trabajo, foros o seminarios.
- Experiência en contabilidad básica, especialmente en registro de ingresos, egresos, conciliaciones bancarias, conciliación de pagos en sistemas de cobro, pago de servicios y pagos a proveedores.
- Experiência en la gestión de documentación de oficina; por ejemplo: archivo de contratos y recordatorios de vencimientos, organización de la documentación.
- Excelente manejo de softwares de gestión básicos como excel, procesadores de texto y herramientas de presentación.
- Habilidad para la comunicación tanto oral como escrita, incluyendo comunicación escrita a través de medios digitales; buena redacción y ortografía.
- Habilidad para desarrollar varias tareas como parte del Rol (habilidad para multitask).
- Experiência en manejo de llamadas telefónicas, registro de contactos de venta y comunicación con clientes y proveedores.

+ Criterios clave de selección

Formación

Terciaria (técnicatura superior o carrera universitaria) relevante en administración, negocios, finanzas, gestión u otras áreas relacionadas y/o experiência comprobada.

Cursos de gestión, administración, contabilidad, softwares como Excel (planilla de cálculo) y otros de uso común en oficinas y organizaciones de prestación de servicios (consultoras, estudios contables, de servicios profesionales, ONGs, etc.)

Experiência (deseada)

Experiência en asistencia a la gestión de oficina o de organizaciones de servicios. Es indispensable manejo de cuestiones contables básicas y capacidad de trabajo en equipo.

Manejo de algún idioma: inglés, portugués, italiano (deseable alguno de ellos).

Tipo de puesto: Tiempo completo

Experiência:

- administración: 3 años (Obligatorio)