Asistente Administrativo

Esta posición ayuda a proporcionar y mantener instalaciones que brindan a los miembros de la Iglesia lugares donde pueden adorar, enseñar, aprender, orar juntos, hacer y renovar convenios y recibir ordenanzas sagradas. Additional Details Purposes

Cada instalación de la Iglesia que se construya y / o mantenga debe:
Proporcionar un entorno espiritual para que los miembros rindan culto, y presentar una imagen de reverencia y dignidad en la comunidad.

Esta posición asiste al Gerente de Propiedades para garantizar el mantenimiento oportuno de las instalaciones utilizando procesos establecidos y estándares de mantenimiento, reparación y reemplazo.

Brindar apoyo administrativo a un grupo de trabajo de Gestión de Propiedades.

Brinda apoyo administrativo para instalaciones que requieren mantenimiento con estándares más altos, proporcionando servicios de valor agregado a líderes del sacerdocio, capacitación de otros Asistentes Administrativos y administración de múltiples planes anuales.

Descripción de tareas a cargo:
45% Prepara solicitudes de compra, recibe facturas y las compara con las órdenes de compra, asegura la precisión y la integridad; cumplimiento de los controles; supervisa los artículos facturados para garantizar que se aprueben siguiendo los procesos establecidos; prepara cargas de pago; prepara informes financieros, revisa los extractos de tarjetas de compra; realiza un seguimiento de todos los materiales y servicios para verificar que se hayan recibido o realizado; mantiene un archivo de seguimiento de pedidos pendientes; mantiene archivos de finanzas y recursos humanos; satisface la información y los requisitos de impuestos federales; bajo la dirección del Gerente, se comunica con frecuencia con proveedores y contratistas. Ayuda con el registro y calificación de proveedores. Puede preparar contratos y verificar la documentación del seguro.

30% Mantiene bases de datos informáticas: CNA, órdenes de compra, órdenes de trabajo, horarios de mantenimiento preventivo, registros de empleados e instalaciones.

15% Realiza tareas administrativas tales como escribir correspondencia e informes; toma actas en las reuniones si se solicita, ingresa datos de la computadora; mantiene archivos; contesta teléfonos; maneja el correo entrante y saliente; crea órdenes de trabajo; procesa solicitudes de compra y pedidos; asiste a las reuniones de capacitación requeridas.

10% Compila, produce y carga o envía varios informes a la sede o líderes de estaca. Maneja las operaciones de la oficina, incluyendo: función del equipo, suministros, archivo administrativo, mensajes telefónicos, etc.

**_Aptitudes requeridas: _**
- Ser miembro de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los últimos Días.
- Poseer una recomendación vigente para el templo.
- Secundario completo o estudiante terciario/universitario.
- Se requiere un mínimo de cuatro años de experiência administrativa diversa o equivalente que demuestre las siguientes habilidades:

- habilidades y experiência en informática, incluidas Windows, aplicaciones de Microsoft y aptitud para aprender otras aplicaciones de software según sea necesario.
- Habilidades de comunicación, incluida la etiqueta telefónica profesional y escribir cartas comerciales efectivas.
- Habilidades básicas de contabilidad empresarial, incluida la comprensión de documentos (facturas, órdenes de compra, extractos, contratos); comprensión de la importancia de las aplicaciones de código de cuenta.
- Habilidades organizativas que incluyen: archivo, programación, gestión del tiempo y priorización. Capacidad para comunicarse de manera efectiva y cortés con todas las personas, incluidos los gerentes, líderes del sacerdocio. compañeros de trabajo y vendedores.

**_Preferibles: _**
- Titulo de grado en carreras de ciencias económicas
- Manejo del idioma Ingles