Administrative Assistant

**Misión del cargo**:
Ser responsable de las cobranzas, registros financieros y respaldo para la parte operativa de la empresa

**Funciones del cargo**:

- Gestionar y procesar las facturas recibidas y las transacciones de pago.
- Gestionar eficazmente los cobros.
- Servir de reserva para los sistemas operativos cuando el operador principal no esté disponible.
- Mantener registros precisos y actualizados de todas las facturas y documentos relacionados.
- Comunicarse eficazmente con el equipo para informar de cualquier problema o irregularidad en el proceso de facturación y pago.
- Colaborar con otros departamentos para garantizar la eficacia de los procesos administrativos.
- Atender las llamadas entrantes y programar citas o derivarlas a la persona adecuada.
- Crear plantillas para presupuestos, cartas, informes, etc.
- Desarrollar otros proyectos administrativos.
- Responsable de atender las llamadas entrantes y programar las citas o dirigirlas a la persona adecuada.
- Organizar el espacio de trabajo en la nube y comprobar si hay problemas.
- Desarrollar presentación de procedimientos y diagramas de flujo.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

SUS TAREAS DIARIAS
- Controlar la asistencia de los trabajadores.
- Registrar nuevos clientes en QWB y generar un case in case para su facturación.
- Programar y coordinar reuniones de personal y de otro tipo.
- Editar hoja de cálculo excel para una mejor visualización.

SUS TAREAS SEMANALES
- Registrar las facturas de la empresa y clientes en la hoja de cálculo de finanzas de la empresa.
- Gestionar los asuntos de facturación y hacer su seguimiento.
- Verificar que todos los trabajadores registran correctamente las actualizaciones en el proyecto pro y actualizar la lista de tareas pendientes.
- Desarrollar las tareas asignadas directamente por su supervisor.

**SER EL RESPALDO OPERATIVO DE**:

- Pipedrive (CRM)
- Zapier (Sistema de integración)
- Ring Central (Sistema de telefonía)
- Azure (Máquinas virtuales)
- MS 365 (Gestiona la comunicación con el servicio de soporte)

**Requisitos**:
A bachelor’s degree in business administration, accounting or a related field is required
Advance knowledge on Office tools and Microsoft 365
Advance knowledge about VBA - Macros (Desirable)

**English Level**: Advanced. (required)
3+ years of administrative experience, preferably in collecting processing and operational area

**Condiciones oferta**:
**Beneficios**:
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